Die unangekündigte Umsatzsteuernachschau

Die Umsatzsteuer ist als Verbrauchsteuer von wesentlicher Bedeutung für das Steueraufkommen in Deutschland. Dementsprechend ist sie schon seit längerer Zeit Prüfungsschwerpunkt der Finanzbehörden. Ein besonderes Prüfinstrument der Finanzverwaltung ist die Umsatzsteuer-Nachschau. Weil die Prüfer jederzeit unangekündigt bei Ihnen vor der Tür stehen können, sollten Sie die wesentlichen Besonderheiten dieser fiskalischen Kontrolle kennen. Weiter gehende Einzelheiten und Ihr Verhalten im Ernstfall sollten wir in einem gesonderten Beratungsgespräch erörtern.

Keine Prüfungsankündigung erforderlich

Von den Betriebsprüfungen bzw. Umsatzsteuer-Sonderprüfungen sind Sie es gewohnt, rechtzeitig vor Beginn der Prüfung eine entsprechende Anordnung der Finanzverwaltung zu erhalten. Diese "Vorbereitungszeit" haben Sie bei einer Umsatzsteuer-Nachschau nicht. Die Finanzbeamten haben nämlich vielmehr das Recht, ohne vorherige Ankündigung Grundstücke und Räume Ihres Unternehmens während der Geschäfts- und Arbeitszeiten zu betreten (§ 27b UStG). Theoretisch kann es Ihnen also jederzeit "blühen", dass ein Umsatzsteuer-Sonderprüfer bei Ihnen klingelt und einen bestimmten Sachverhalt im Rahmen der Umsatzsteuer-Nachschau gezielt erforschen möchte. Allerdings ist dem Beamten lediglich das Betreten der geschäftlichen Räume erlaubt, durchsuchen darf er Ihr Anwesen nicht. Auch muss der Prüfer glaubhaft machen, dass er Prüfungen vornehmen oder Feststellungen treffen will. Eine reine Besichtigungstour ohne besonderen Anlass ist ihm also nicht erlaubt. Sie sollten auch wissen, dass der Prüfer im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau grds. nicht berechtigt ist, Ihre privaten Wohnräume gegen Ihren Willen zu betreten.

Anlass der Umsatzsteuer-Nachschau

Als einer der häufigsten Anwendungsfälle der Nachschau bezeichnet die Finanzverwaltung Existenzprüfungen bei neu gegründeten Unternehmen. Die Prüfer sollen sich vor Ort vergewissern, ob die Firma, die in der Anfangsphase regelmäßig hohe Vorsteuerbeträge geltend macht, überhaupt unter der offiziellen Firmenanschrift existiert. Auch wird geprüft, ob bestimmte (kostenintensive) Anschaffungen wirklich getätigt wurden, also z. B. teure Maschinen tatsächlich auf dem Werksgelände stehen. Die Gefahr einer Umsatzsteuer-Nachschau ist demnach insbesondere dann erhöht, wenn plötzlich sehr hohe Vorsteuerbeträge angemeldet werden. Außerdem bedient sich die Finanzverwaltung des Instruments der Nachschau zwecks Erledigung von Auskunftsersuchen zum Vorsteuerabzug anderer Finanzämter oder von Amtshilfeersuchen anderer EU-Mitgliedstaaten.

Ablauf einer Umsatzsteuer-Nachschau

Sobald der Prüfer bei Ihnen vor der Tür steht und mit der Nachschau beginnen will, muss er sich ausweisen. Darauf sollten Sie grundsätzlich immer bestehen. Auf Verlangen haben Sie Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden vorzulegen und Auskünfte zu erteilen. Seit dem 1.7.2011 dürfen im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau auch elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere, andere Urkunden und elektronische Rechnungen eingesehen werden. Sofern erforderlich, darf der Prüfer hierfür die bei Ihnen eingesetzten EDV-Systeme nutzen. Diese erweiterte Befugnis steht im Zusammenhang mit der ab 1.7.2011 bestehenden Möglichkeit, den Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen auch dann in Anspruch zu nehmen, wenn diese keine qualifizierte Signatur enthalten. Sie müssen aber immer bedenken, dass sich Ihre Mitwirkung insoweit nur auf umsatzsteuerliche Gesichtspunkte beziehen muss. Sie sind nicht verpflichtet, Unterlagen vorzulegen oder Auskünfte zu erteilen, die sich auf andere Steuerarten (z. B. Einkommensteuer) oder Ihre Privatangelegenheiten beziehen. Auch muss der Prüfer Ihre Angestellten "in Ruhe lassen" und darf von diesen gegen Ihren Willen keinerlei Auskünfte einfordern. Außerdem sollten Sie dem Prüfer grundsätzlich keine Unterlagen aushändigen, die vergangene (umsatzsteuerlich bereits abgeschlossene) Zeiträume betreffen.

Nicht selten kommt es vor, dass Unternehmer in solchen Situationen keinen klaren Kopf behalten und Aussagen machen, die ihnen später zum Nachteil gereichen. Allein aus diesem Grund empfiehlt es sich, rechtzeitig mit dem steuerlichen Berater in Verbindung zu treten, um sich nochmals aus erster Hand über die Besonderheiten dieser Prüfungsform zu informieren.

Übergang zur Außenprüfung möglich

Sollten die bei der Umsatzsteuer-Nachschau getroffenen Feststellungen Anlass zu einer erweiterten Prüfung geben, kann das Finanzamt ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass die Umsatzsteuer-Nachschau auf die Umsatzsteuer begrenzt ist, weshalb auch bei einem Übergang zu einer Außenprüfung i. d. R. nur die Umsatzsteuer geprüft werden darf. Es handelt sich dann letztlich um eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung, allerdings ohne vorherige Ankündigung. Ohne konkreten Anlass kann die Finanzverwaltung jedoch nicht einfach in eine Sonderprüfung übergehen. Außerdem muss sie an Ort und Stelle auf den Übergang zur Sonderprüfung hinweisen, und zwar in schriftlicher Form. Dieser Hinweis muss dann auch Angaben über den zeitlichen und sachlichen Umfang der zu prüfenden Sachverhalte haben. Die schriftliche Festlegung des Prüfungsumfangs hat mitunter weit reichende verfahrensrechtliche Konsequenzen, weshalb Sie spätestens bei Beginn der Umsatzsteuer-Nachschau versuchen sollten, Ihren steuerlichen Berater zu erreichen und ihn hinzu bitten.

So sollten Sie sich verhalten

Verlangen Sie von dem Prüfer, dass er Ihnen genau erläutert, in wessen Auftrag und aus welchen Gründen die Nachschau durchgeführt werden soll. Lassen Sie sich auch genauestens über den geplanten Umfang der Ermittlungen informieren, und fragen Sie konkret, was er denn zu prüfen beabsichtigt. Die Beschlagnahme bzw. Mitnahme von Geschäftsunterlagen gegen Ihren Willen sollten Sie keinesfalls tolerieren. Im Ergebnis wird es aber wenig Erfolg versprechend sein, wenn Sie dem Prüfer direkt den Zutritt verweigern. Dieses Recht steht Ihnen zwar grundsätzlich zu, wird aber regelmäßig dazu führen, dass die Finanzverwaltung steuerliche Unregelmäßigkeiten in Ihrem Betrieb vermutet und anschließend sämtliche ihr zur Verfügung stehenden Prüfungsmöglichkeiten ausschöpfen wird. Nicht auszuschließen ist in diesem Fall auch, dass unverzüglich eine Prüfung durch die Steuerfahndung (die dann weiter gehende Rechte hat) eingeleitet wird. Erscheint der Prüfer zu einem völlig unpassenden Zeitpunkt, z. B. wenn Sie gerade Inventur machen, Ihr EDV-System umstellen oder Sonderaktionen durchführen, sollten Sie beantragen, dass die Nachschau verschoben wird.

Wie eingangs erwähnt, darf der Prüfer i. d. R. nur während der Geschäfts- und Arbeitszeiten erscheinen. Dabei geht die Finanzverwaltung von den branchenüblichen Arbeitszeiten aus. Sollte in Ihrem Unternehmen jedoch auch außerhalb dieser Zeiten gearbeitet werden, müssen Sie auch zu diesen Zeiten mit einer Nachschau rechnen.

Ausblick

Nach Auskunft erfahrener Umsatzsteuer-Sonderprüfer folgt auf etwa 10 Sonderprüfungen eine Umsatzsteuer-Nachschau. Diese Zahl erscheint zwar zunächst gering, jedoch sollten Sie damit rechnen, dass die Finanzverwaltung in den nächsten Jahren die Anzahl solcher unangekündigten Prüfungen deutlich erhöhen wird. Für steuerehrliche Unternehmer ist diese Tatsache jedoch kein Grund zur Beunruhigung, sondern lediglich Ansporn, die umsatzsteuerlichen Pflichten weiterhin ordnungsgemäß zu erfüllen und insbesondere auf eine korrekte Rechnungsstellung zu achten.

In einem Gespräch sollten wir die Details besprechen. Ich/Wir freue/freuen mich/uns auf das Beratungsgespräch.

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