Betriebsprüfung

Was ist bei der Außenprüfung zu beachten?


Immer mehr Firmen, Freiberufler, Landwirte, Bauherrengemeinschaften, Verlustzuweisungsgesellschaften und seit 2010 auch vermögende Privatpersonen müssen sich einer Betriebs- bzw. Außenprüfung unterziehen. Umso wichtiger ist es, nicht nur den Ablauf des Prüfungsverfahrens, sondern auch seine Rechte und Pflichten zu kennen. Das BMF gibt in einem aktuellen Schreiben wichtige Hinweise zum Thema.
Wie oft die Finanzbeamten kommen, hängt vor allem von Umsatz und Ertrag ab. Großbetriebe müssen statistisch gesehen alle 4,4 Jahre mit einem Besuch rechnen, Mittelständler hingegen nur alle 13 Jahre und Kleinstbetriebe nur einmal in 100 Jahren. Die Häufigkeit ist im Einzelnen von Zufall, besonderen Auffälligkeiten oder Branchenschwerpunkten abhängig.

Durch moderne Software arbeiten die Finanzbeamten effektiver und können mehr Fälle bearbeiten. Waren sie früher mit Akten und Schreibstiften ausgestattet, erscheinen sie heutzutage mit Laptops. Neben den gespeicherten Steuerdaten befindet sich auf den Computern der Beamten die Prüfungssoftware IDEA. Diese wird von ihnen genutzt, um die Zugriffe auf die Firmen-EDV auszuwerten, abzugleichen und auf Schlüssigkeiten zu prüfen.

Bereits seit 2002 haben Außenprüfer Zugriffsrechte auf die EDV eines Unternehmens. Betriebe müssen diese Daten jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar machen. Die Beamten loggen sich in die Unternehmenssoftware ein oder überspielen die Daten auf den eigenen PC. Die nunmehr per Mausklick erreichbaren Ergebnisse waren früher nur mühsam per Hand zu ermitteln und auf eine Zufallsauswahl beschränkt.

Das BMF hat jetzt in einem aktuellen Schreiben die wesentlichen Rechte und Mitwirkungspflichten von Steuerpflichtigen bei der Außenprüfung erläutert. Dieses Schreiben tritt an die Stelle des BMF-Schreibens aus dem Jahre 2001.

In der folgenden Übersicht werden Beginn, Ablauf und Ergebnis der Außenprüfung sowie der spezielle Ablauf der Prüfung beim Verdacht eines Steuervergehens dargestellt:
Beginn der Außenprüfung

Aus wichtigen Gründen können Steuerpflichtige die Verschiebung der Prüfung beantragen.
Die Außenprüfung beginnt grundsätzlich dann, wenn der Prüfer nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung konkrete Ermittlungshandlungen vornimmt. Bei einer Datenträgerüberlassung beginnt die Prüfung spätestens mit der der Auswertung der Daten.
Der Prüfer stellt sich zunächst unter Vorlage seines Dienstausweises dem Steuerpflichtigen vor.
Bei Rückfragen kann sich der Steuerpflichtige an die prüfende Stelle wenden und den Namen des Prüfers angeben.
Über den Prüfungsbeginn sollten Betroffene ihren Steuerberater unterrichten.

Ablauf der Außenprüfung

Für einen reibungslosen Ablauf der Prüfung sind Steuerpflichtige zur Mitwirkung verpflichtet. Sie sollten diesen Mitwirkungspflichten unverzüglich nachkommen.
Geprüfte können darüber hinaus auch sachkundige Auskunftspersonen benennen.
Steuerpflichtige sollten dem Prüfer zur Durchführung der Außenprüfung einen geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel unentgeltlich zur Verfügung stellen.
Geprüfte sollen dem Beamten Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und die sonstigen Unterlagen vorlegen und ihn beim Datenzugriff unterstützen.
Sind Unterlagen mit Hilfe eines DV-Systems erstellt worden, hat der Prüfer das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das DV-System zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen (unmittelbarer Datenzugriff). Dazu kann er verlangen, dass Freiberufler ihm die dafür erforderlichen Geräte und sonstigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen. Dies umfasst auch die Einweisung in das DV-System und die Bereitstellung von fachkundigem Personal zur Datenauswertung.
Auf Anforderung sind dem Prüfer die Daten auf maschinell auswertbaren Datenträgern zur Verfügung zu stellen (Datenträgerüberlassung) oder nach seinen Vorgaben maschinell auszuwerten (mittelbarer Datenzugriff).
Über alle Feststellungen von Bedeutung wird der Prüfer den Steuerpflichtigen während der Außenprüfung unterrichten. Ausnahme: Zweck und Ablauf der Prüfung werden dadurch beeinträchtigt.

Ergebnis der Außenprüfung

Ändern sich die Besteuerungsgrundlagen durch die Prüfung, haben Steuerzahler das Recht auf eine Schlussbesprechung.
Steuerzahler erhalten bei der Schlussbesprechung Gelegenheit, einzelne Prüfungsfeststellungen nochmals zusammenfassend zu erörtern.
Über das Ergebnis der Außenprüfung ergeht bei Änderungen ein schriftlicher Prüfungsbericht, der auf Antrag vor der Auswertung übersandt wird. Zu diesem Bericht können die geprüften Betriebe Stellung nehmen.
Wird nur eine abgekürzte Außenprüfung durchgeführt, findet keine Schlussbesprechung statt. Die steuerlich erheblichen Prüfungsfeststellungen werden in diesem Fall spätestens mit den Steuerbescheiden schriftlich mitgeteilt.
Rechtsbehelfe können nicht gegen den Prüfungsbericht, sondern nur gegen die aufgrund der Außenprüfung ergehenden Steuerbescheide eingelegt werden.

Ablauf bei Verdacht einer Steuerstraftat oder -ordnungswidrigkeit

Ergibt sich während der Außenprüfung der Verdacht eines Steuervergehens, dürfen hinsichtlich des Sachverhalts, auf den sich der Verdacht bezieht, die Ermittlungen erst fortgesetzt werden, wenn die Einleitung eines Steuerstraf- oder Bußgeldverfahrens mitgeteilt worden ist.
Wenn Prüfungsfeststellungen für ein Steuerstraf- oder Bußgeldverfahren verwendet werden können, darf eine Mitwirkung bei der Aufklärung der Sachverhalte nicht erzwungen werden.
In diesem Fall können sich aber aus der verweigerten Mitwirkung Nachteile ergeben: Möglicherweise werden die Besteuerungsgrundlagen geschätzt, wenn eine zutreffende Ermittlung des Sachverhalts nicht möglich ist.

Praxishinweis

Die wichtigste Botschaft ergibt sich aus § 199 Abs. 1 Abgabenordnung (AO): Die Finanzbeamten haben auch zugunsten der Steuerzahler die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse, die für die Steuerpflicht und die Besteuerungsgrundlagen maßgebend sind, zu prüfen; denn die Außenprüfung soll dazu beitragen, dass die Steuergesetze insgesamt gerecht und gleichwertig angewendet werden.

BMF, Schreiben v. 24.10.2013 - IV A 4 - S-0403/13/10001
BMF, Schreiben v. 20.07.2001 - IV D 2 - S-0403 - 3/01, BStBl 2001 I 502
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